コミュニケーションにかかる”コスト”を最小にする

こんにちは＾＾
パーソナルアシスタントとして、日々忙しくされている個人経営者様をサポートするC's Assist（シーズアシスト）のChiakiです。

今日はコミュニケーションにかかる"コスト"について考えてみたいと思います。

必要なモノやサービスを提供する上でかかってくるコストには、原価となる経費や作業時間などの他に、”そのことに意識を向ける労力”があると思います。

クライアント様やその先のお客様とのコミュニケーションにおいても然り。

相手に判断や返答をしてもらう際に、相手がかける労力が最小限で済むように
心を配ることがパーソナルアシスタントの仕事の一つと考えています。

たとえば、クライアントからの指示について2通りの選択肢があり、
どちらで進めるべきか確認したい場合、以下のようなやりとりをしたとします。

PA（パーソナルアシスタント）：
「いただいたご指示に関して、必要な対応は〇〇と△△のどちらになるでしょうか？」

クライアント：「△△でお願いします」

PA：「かしこまりました。ただ、△△の場合ですと■■の懸念がございまして…」

クライアント：「では〇〇の方が良いですかね？」

PA：「はい、その点では〇〇の方が良いですが、こちらも若干のデメリットがございます」

クライアント：（すぐには判断しにくいな…）
「了解、いったん考えます／〇〇と△△の比較を簡単にまとめてくれますか？」

ここまでで3往復ですが、まだどちらの判断になるかが決まっていないですね。。

コミュニケーションのコストを最小に抑えるには、
最初の段階で必要な情報をPAから提供することが重要と考えています！

例えば以下のように、伝えるべき情報を最初に整理します。

PA：「いただいたご指示に関して、必要な対応は〇〇と△△のどちらになるでしょうか？
なお、それぞれ以下のメリット／デメリットがございます。

＜〇〇の場合＞
メリット：〜、デメリット：〜
＜△△の場合＞
メリット：〜、デメリット：〜」

クライアント：（なるほど、そういう違いがあるのか）
「では〇〇でお願いします。デメリット部分については～することでカバーしましょう」

PA：「かしこまりました。そのように進めてまいります＾＾」

先に判断材料を提供することで、クライアントからの返信が1回で済み
残りの時間を他の必要なお仕事に割いていただくことができます。

ちょっとしたやりとりでも、日々積み重なるとかなりの時間と労力がとられるもの。

後から「もっとこうすればよかった…＞＜」と反省することもあり
試行錯誤の日々ですが、

毎日のことだからこそ、工夫しながら
お互い気持ちよくコミュニケーションできるよう努めてまいります＾＾